关于《广州华商职业学院外事接待管理办法》的通知

华商职财〔2017〕2号

关于印发《广州华商职业学院

外事接待管理办法》的通知

各处（室）、教学教辅单位：

为加强和规范学院外事接待管理，参照《中央和国家机关外宾接待经费管理办法》（财行〔2013〕533号），结合我院实际，特制定了《广州华商职业学院外事接待管理办法》，现予以印发，请遵照执行。

附件：广州华商职业学院外事接待管理办法

广州华商职业学院

                               2017年3月10日

附件：

广州华商职业学院外事接待管理办法

第一章 总则

第一条为进一步规范外事接待工作，加强外事接待经费管理，规范外事接待费报销标准与程序，结合我院实际，特制定本办法。

第二条本办法适用于学院各部处、院（系）（以下简称各部门）因接待国外、境外来宾而发生的住宿费、日常伙食费、宴请费、交通费、赠礼等费用开支的管理。

第三条各部门邀请外宾来访应当按照国家和学院有关外事管理规定，严格执行计划审批规定。学院由学院办公室负责归口审批各部门的外事接待计划。未经学院办公室书面批准或授权，各部门不得对外发出正式邀请或作出承诺。

各部门的接待计划应当明确外宾团组中由我院招待的人数、天数，费用开支范围以及资金来源、列支渠道、预算等。

第二章 预算管理

第四条 各部门的外事接待费应事先纳入年度预算，并根据“谁邀请，谁承担”的原则实行分类管理。

学院层面邀请的外宾团组接待费预算，纳入学院年度预算统一安排，并归口学院办公室统一使用与管理。

第五条对应邀来院的外宾，各部门应当根据互惠对等原则，以及来访外宾对学院教学、科研、学科建设等工作的必要性和重要性区分为全部招待、部分招待和外宾自理。

第六条 各部门应当从严从紧控制外宾接待经费预算，严格执行本办法规定的外宾事待费开支范围与标准，不得擅自突破。

第三章 开支范围及标准

第七条外事接待经费开支范围主要包括：住宿费、日常伙食费、宴请费、交通费、赠礼等。对于各部门邀请来院访问或讲座的外宾，原则上不得列支外宾来华国际旅费。

第八条外宾住宿费按以下规定开支：

1.外宾住宿应当注重安全舒适，不追求奢华，原则上需经院领导批准统一由学院办公室安排在学院定点住宿酒店。

2.外宾住房标准：院级领导及以上人员可安排指定酒店的套间，其他人员安排标准间。

第九条日常伙食费按以下规定开支：

1.外宾日常伙食招待应当注意节俭，严格根据伙食费标准选择菜品，提倡学院酒店用餐。

2.外宾日常伙食费（含酒水、饮料）标准：每人每天200元。

第十条 宴请费按以下规定开支：

1.宴请外宾严禁讲排场。各部门原则上应在学院指定的宾馆和招待所安排宴请，宴请过程中不上高档菜肴和酒水，杜绝奢侈浪费。除宴会外，提倡采用冷餐会、酒会、茶会等多种宴请形式。

2.外宾宴请费（含酒水、饮料）标准：院领导出面举办的宴会，每人每次300元；其他人员出面举办的宴会，每人每次200元。冷餐、酒会、茶会分别为每人每次150元、100元、60元。

3.外宾在访问学院期间，各部门宴请累计不得超过2次。

第十一条交通费按以下规定开支：

1.确需我院提供交通的外事接待，各部门应当根据实际情况安排。在符合礼宾要求的前提下，外宾出行应当集中乘车，减少随行车辆。

2.外宾到广州以外地区访问，确需我院安排交通服务时，原则上提供飞机经济舱、轮船二等舱和火车软席（含高铁／动车一等座、全列软席列车一等座、火车软卧）。

3.外宾途中伙食费按日常伙食费标准执行。

第十二条对外赠礼按以下规定开支：

1.对外赠礼应当节约从简，实物礼品应当尽量选择具有中国特色和学院特色的纪念品、传统手工艺品和实用物品，朴素大方，不求奢华。

2.赠礼对象仅为外方团长夫妇，必要时可包括主要陪同人员，原则上由接待部门赠礼1次，其他部门不得重复赠礼。如外方赠礼，可按对等原则回礼。

3.院领导赠礼每人次礼品不超过200元；如收礼方为副部级及以上领导，或著名专家学者，每人次礼品不超过400元；其他人员，可以视情况赠送小纪念品。

第十三条 外宾来院访问期间，原则上不安排旅游参观活动，各类旅游景点门票应由外宾自理。如确有需要安排，应事先在外事接待计划中单独列出，并经学院院长签字后方可凭据按实列支。

第四章 陪同人员及经费管理

第十四条学院陪同人员人数，应当根据礼宾要求，从严掌握。

第十五条接待政府首脑级外宾的重大外交外事活动，学院参加宴请人数应当根据礼宾要求安排。其他宴请，外宾5人（含）以内的，中外人数原则上在1:1以内安排；外宾超过5人的，超过部分中外人数原则上在1:2以内安排。

第十六条陪同外宾赴广州市以外地区访问期间，陪同人员的伙食费、住宿费、交通费等开支标准按照《广州华商职业学院差旅费管理办法》的有关规定执行。确需与外宾同餐、同住、同行的，经学院院长批准，可按对应的外事接待标准实报实销。

第十七条 各部门的接待工作人员在接待活动期间，确因工作需要不能按时用餐的，经接待单位领导批准，可以领取误餐补助，标准为每人每次50元。

第五章 报销管理

第十八条各部门应当严格执行学院的外事接待审批制度，加强对本部门外事接待活动和经费报销的监督、审批和管理，并对本部门外事接待审批制度执行情况、外事接待费预算及规模控制负责，并配合财务处把好接待费的报销审核关。

第十九条外事接待费中的住宿费、宴请费和交通费等，应尽可能通过银行转账方式支付，确有必要的可以在接待费标准内预借部分费用。接待人员在完成外事接待任务后，应及时（一般为1周内）到财务处办理外事接待费报销手续。

第二十条接待人员在办理报销手续前，应填写“广州华商职业学院外事接待费报销单”，并由承担外事接待费的部门负责人或项目负责人在报销单上审批签字。

第二十一条出差人员在办理报销手续时，应向财务处提供内容填写完整、审批手续齐全的下列单据作为报销凭证：

1.广州华商职业学院外事接待审批备案表；

2.广州华商职业学院外事接待费报销单；

3.住宿费、餐费、交通费和其他费用等原始单据（必须是发票）；

4.经费结算凭证；

5.其他凭据。

第二十二条各项外事接待费中，除陪同人员的误餐补助费按标准凭发放清单或签收单报销外，其余的住宿费、日常伙食费、宴请费、交通费、赠礼等费用，均应在标准限额内，凭据按实报销。

第二十三条财务处应严格按本办法的有关规定审核外事接待费开支。对于未经批准接待外宾、没有外事接待费预算或超预算的经费项目、审批手续不全、超范围和超标准开支，以及应当提供而无法提供发票的费用不予报销。

第六章 附则

第二十四条广州华商职业学院的外事接待经费管理参照本办法执行。

第二十五条 本办法由财务处负责解释。

第二十六条 本办法经2017年3月7日院长办公会议审议通过。自2017年3月10日起执行。在此之前发布的相关管理规定与本办法不一致的，按照本办法执行。

附件：

广州华商职业学院外事接待审批备案表